10 maio GED – Gestão Eletrônica de Documentos
O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) leva todo o volume de papel gerado pelos processos corporativos para as facilidades e potencialidades do meio eletrônico.
Gestão Eletrônica de Documentos
Por mais moderna que seja uma organização, processos das áreas financeira, comercial, administrativa e jurídica, por exemplo, geram um grande volume de documentos em papel – mesmo que sejam apenas para armazenamento e eventual consulta. Eventos contábeis, pagamentos, contratos, folha de pagamento, relatórios, comunicados e processos jurídicos precisam estar também formalizados em documentos impressos e arquivados nos departamentos das empresas.
Resultado do alto volume de documentos impressos
- Ocupação de espaço nobre para guarda dos documentos em papel;
- Utilização de tempo de funcionários graduados do departamento para realizar tarefas de guarda e recuperação de documentos no arquivo
- Conhecimento da localização dos documentos limitado às pessoas que manuseiam o arquivo;
- Demora no tempo envolvido desde a solicitação até o recebimento de documentos;
- Trabalho envolvido com a solicitação de envio/recebimento e devolução de documentos;
- Trabalho envolvido com o controle da documentação (quem solicitou, data da solicitação, data da devolução);
- A quantidade de papel impressa para controle da solicitação, envio/recebimento e devolução da documentação;
- A quantidade de pessoas envolvidas (usuário, office-boy, expedição, arquivista);
- Desperdício de tempo envolvido quando o documento solicitado está sendo consultado por outra pessoa/departamento;
- Desperdício com as cópias geradas;
- Perda de espaço físico nos departamentos.
Benefícios com a implantação de GED
- Extrema velocidade e precisão na localização de documentos;
- Melhor controle no processo de negócio;
- Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos;
- Melhor qualidade no atendimento ao cliente – com respostas mais rápidas e precisas;
- Mais agilidade em transações entre empresas;
- Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade;
- Melhoria no processo de tomada de decisões;
- Obtenção de vantagem competitiva sustentável;
- Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas;
- Redução de custos com cópias;
- Melhor aproveitamento de espaço físico;
- Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
- Evita extravio ou falsificação de documentos;
- Tecnologia facilitadora para outras soluções, como ECM, ERP, SCM e BI;
- Continuidade de negócios – grande ferramenta para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes;
- Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes;