10 maio ECM – Enterprise Content Management
Soluções corporativas
A busca por melhores soluções corporativas para armazenamento e circulação de informações é antiga, e fica cada vez mais importante com o mundo dos negócios cada vez mais especializado, global, ágil, concorrido e dependente de conhecimento.
Enterprise Content Management
Com as diferentes formas, tecnológicas ou não, de criação e armazenamento de conteúdo, grande parte da massa de conhecimento nas empresas se apresenta de forma desestruturada, localizados em documentos eletrônicos de textos, apresentações, planilhas e audiovisuais, além do tradicional papel – na maioria das vezes de difícil localização e acesso. Ter uma boa gestão dos documentos gerados para deixar toda essa massa de conteúdos organizada e disponível para todos os públicos é um ponto primordial para o sucesso de um negócio.
Empresas de sucesso sabem que os conteúdos corporativos tornaram-se cada vez mais importantes, principalmente depois do surgimento das tecnologias móveis, sociais, de Big Data e de Cloud Computing – que estão transformando os modelos de negócios. A busca agora é por soluções de gestão de conteúdo que permitam utilizar e aplicar as vantagens da análise de dados, da otimização de processos, da colaboração e do Mobile para obtenção de maiores níveis de informação e envolvimento de equipes, parceiros e dos clientes.
Uma solução de ECM (Enterprise Content Management) atua gerindo conteúdo eletrônico nativo e possui diversas funcionalidades para manipular e manter conteúdo gerado Offline, como a captura de documentos (papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.). Ferramentas digitalizam e armazenam de maneira adequada, com alto grau de compactação, de modo a facilitar a sua busca, além de garantir o compartilhamento da base de conhecimento com segurança e agilidade.
O ECM permite
- Facilidade no compartilhamento e acesso às informações;
- Consulta on-line às pastas/documentos digitais na tela do micro;
- Eliminação do trabalho e dos controles associados à solicitação, envio/recebimento e devolução dos documentos em papel (malote, expedição, fax, cópias, distribuição, protocolo);
- Liberação de espaço físico nos departamentos, pois os documentos poderão ser enviados para um Arquivo/CEDOC uma vez que sua consulta estará disponível on-line, a qualquer instante, através do próprio micro do usuário;
- Aumento do controle da documentação;
- Consultas simultâneas ao mesmo documento;
- Substituição do malote tradicional pelo malote digital;
- Consulta aos documentos na intranet/internet;
- Diminuição das cópias;
- Pesquisa ágil de documentos;
- Possibilidade de consulta virtual às imagens dos documentos;
- Preservação dos documentos físicos;
- Histórico detalhado das ações realizadas no documento e controle de versões dos documentos;
- Redução dos espaços físicos destinados ao armazenamento de documentos;
- Acompanhamento dos fluxos de processos;
- Melhoria na qualidade de atendimento – em função da possibilidade de respostas mais rápidas e precisas;
- Gerenciamento automatizado de processos;
- Melhoria no processo de tomada de decisões;
- Criação de uma base única de conhecimento.
A ACOL conta com soluções próprias e de parceiros (IBM) para projetar, desenvolver, implantar e gerenciar diferentes tipos de projetos de Gestão de Conteúdo Corporativo.