GED – Gestão Eletrônica de Documentos - ACOL
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GED – Gestão Eletrônica de Documentos

Gestão Eletrônica de Documentos

GED – Gestão Eletrônica de Documentos

O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) leva todo o volume de papel gerado pelos processos corporativos para as facilidades e potencialidades do meio eletrônico.

Gestão Eletrônica de Documentos

Por mais moderna que seja uma organização, processos das áreas financeira, comercial, administrativa e jurídica, por exemplo, geram um grande volume de documentos em papel – mesmo que sejam apenas para armazenamento e eventual consulta. Eventos contábeis, pagamentos, contratos, folha de pagamento, relatórios, comunicados e processos jurídicos precisam estar também formalizados em documentos impressos e arquivados nos departamentos das empresas.

 

 

Resultado do alto volume de documentos impressos

  • Ocupação de espaço nobre para guarda dos documentos em papel;
  • Utilização de tempo de funcionários graduados do departamento para realizar tarefas de guarda e recuperação de documentos no arquivo
  • Conhecimento da localização dos documentos limitado às pessoas que manuseiam o arquivo;
  • Demora no tempo envolvido desde a solicitação até o recebimento de documentos;
  • Trabalho envolvido com a solicitação de envio/recebimento e devolução de documentos;
  • Trabalho envolvido com o controle da documentação (quem solicitou, data da solicitação, data da devolução);
  • A quantidade de papel impressa para controle da solicitação, envio/recebimento e devolução da documentação;
  • A quantidade de pessoas envolvidas (usuário, office-boy, expedição, arquivista);
  • Desperdício de tempo envolvido quando o documento solicitado está sendo consultado por outra pessoa/departamento;
  • Desperdício com as cópias geradas;
  • Perda de espaço físico nos departamentos.

Benefícios com a implantação de GED

  • Extrema velocidade e precisão na localização de documentos;
  • Melhor controle no processo de negócio;
  • Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos;
  • Melhor qualidade no atendimento ao cliente – com respostas mais rápidas e precisas;
  • Mais agilidade em transações entre empresas;
  • Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade;
  • Melhoria no processo de tomada de decisões;
  • Obtenção de vantagem competitiva sustentável;
  • Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas;
  • Redução de custos com cópias;
  • Melhor aproveitamento de espaço físico;
  • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
  • Evita extravio ou falsificação de documentos;
  • Tecnologia facilitadora para outras soluções, como ECM, ERP, SCM e BI;
  • Continuidade de negócios – grande ferramenta para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes;
  • Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes;